1. Introducere
2. Situatii care pot face obiectul raportarii
3. Cine poate face raportarea
4. Modalitati de raportare
5. Continutul raportarii/avertizarii
6. Protectia avertizorului
7. Modalitatea de investigare si solutionare
1. Introducere
Prezenta politica se aplica persoanelor care au obtinut informatii, in context profesional, si doresc sa semnaleze incalcari ale legislatiei, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul sau in legatura cu activitatea AROS S.R.L., in scopul de a scoate in evidenta aceste situatii si de a contribui la luarea de masuri pentru remedierea incalcarilor.
1.1. Scop si aplicabilitate
Obiectul prezentei politici consta in stabilirea conditiilor de raportare a suspiciunilor de incalcare a normelor de etica, a standardelor de conduita aplicabile la nivelul AROS S.R.L., precum si a dispozitiilor legale in vigoare, in special a celor din categoriile stabilite prin Legea 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public..
Aceasta politica stabileste cadrul transmiterii raportarilor interne si asigura masurile de protectie, de sprijin si reparatorii, dupa caz, asupra persoanelor care efectueaza aceste raportari.
Aceasta politica se aplica tuturor angajatilor, inclusiv candidatilor din procesul de recrutare, si colaboratorilor AROS S.R.L. care au obtinut informatii despre incalcari ale legii intr-un context profesional.
1.2 Principii
Politica de avertizare reprezinta o modalitate de garantare a integritatii, prestigiului si reputatiei societatii AROS S.R.L. Prin asigurarea unui mediu de incredere si siguranta pentru angajatii sai, clienti si furnizori, AROS S.R.L. incurajeaza alertele legitime si temeinice cu privire la acte ilegale sau ofense serioase de care acestia iau cunostinta.
Principiile Politicii de avertizare sunt:
- asigurarea respectarii drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor care prezinta astfel de rapoarte prin asigurarea, printre altele, a libertatii de exprimare si de informare, a drepturilor la protectia datelor cu caracter personal, protectia salariatilor impotriva oricaror efecte negative pe care le-ar suferi ca urmare a depunerii unei sesizari;
- responsabilitatea (avertizorul este obligat sa prezinte date sau informatii pentru sustinerea raportarii);
- impartialitatea (examinarea se va face fara subiectivism);
- principiul bunei-credinte (raportati doar incalcari adevarate);
- principiul echilibrului (nicio persoana nu se poate prevala de protectia acordata prin prezenta politica pentru a diminua o eventuala sanctiune disciplinara pentru o fapta mai grava care nu are legatura cu raportarea, savarsita de ea insasi).
1.3 Definitii
Avertizor (whistle blower) – persoana fizica (angajat, fost angajat, candidat sau colaborator) care efectueaza o raportare (anonima sau semnata) prin intermediul canalelor de comunicare la care face referire prezenta politica, raportare care contine informatii referitoare la incalcari ale legii, posibile nereguli, nerespectare a normelor interne de etica, de conduita in afaceri, coruptie sau incalcari ale legislatiei aplicabile in vigoare la nivel national sau european, ce ar fi avut loc in cadrul sau in legatura cu activitatea AROS S.R.L., obtinute in context profesional;
Colaborator – orice persoana fizica care a desfasurat sau desfasoara o activitate in nume propriu sau ca reprezentant, angajat sau subcontractant al unei persoane juridice aflata in relatii de afaceri, indiferent de natura acestora, cu AROS S.R.L.;
Comisia de investigare a avertizarilor – comisia numita prin decizia administratorului AROS S.R.L. si va fi formata din minim 3 persoane;
Context profesional – activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul AROS S.R.L. sau in cadrul altor persoane juridice de drept public sau privat, in baza carora persoanele pot obtine informatii referitoare la incalcari ale legii si pot suferi prejudicii in caz de raportare a acestora;
Incalcari ale legii – fapte care constau intr-o actiune sau inactiune care constituie nerespectari ale dispozitiilor legale care privesc domenii cum ar fi cele mentionate la punctul 2 sau chiar o suspiciune rezonabila cu privire la incalcari efective sau potentiale ale legii;
Persoana desemnata – angajatul AROS S.R.L. numit de catre societate ca persoana responsabila de primirea raportarilor, inregistrarea acestora, examinarea si solutionarea raportarii impreuna cu comisia de investigare a avertizarilor desemnata in acest sens, precum si comunicarea cu avertizorul. Persoana desemnata va actiona cu impartialitate, va informa conducatorii societatii cu privire la modalitatea de solutionare, va tine legatura cu avertizorul si orice autoritati sau institutii publice implicate;
Persoana vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata in raportare drept persoana careia i se atribuie incalcarea legii sau cu care persoana respectiva este asociata;
Personal de conducere – administratorul AROS S.R.L.;
Politica – prezenta politica de avertizare;
Raportare interna – consta in comunicarea unor informatii referitoare la incalcarile care fac obiectul acestei Politici, prin utilizarea canalelor interne de raportare puse la dispozitie de AROS S.R.L.;
Raportare depusa cu buna credinta - comunicare legitima, serioasa realizata in baza unor motive intemeiate pe care le are avertizorul pentru a crede ca informatiile cu privire la aparitia sau posibilitatea aparitiei unei nereguli vizate de aceasta politica, in cadrul sau in legatura cu activitatea AROS S.R.L., sunt adevarate la momentul raportarii.
2. Situatii care pot face obiectul raportarii
Exemple de situatii care pot face obiectul raportarii:
1. incalcari ale legii in domenii precum, dar fara a se limita la acestea:
- achizitii publice, cadastru si publicitate imobiliara, concesiunile de lucrari
- prevenirea spalarii banilor si a finantarii terorismului
- siguranta si conformitatea produselor
- protectia mediului
- siguranta alimentelor si a hranei pentru animale, sanatatea si bunastarea animalelor
- sanatatea publica
- protectia consumatorilor
- siguranta transporturilor
- protectia vietii private si a datelor cu caracter personal, a securitatii retelelor si sistemelor informatice
- concurenta si ajutoare de stat
- impozitarea sau obtinerea de avantaje fiscale ce contravin obiectului/scopului dreptului fiscal
2. incalcari ale normelor de etica si standarde de conduita
3. acte/fapte de neglijenta grava, potentiala frauda sau coruptie
4. acte/fapte care pericliteaza reputatia AROS S.R.L.
5. acte/fapte de conflict de interese cu AROS S.R.L. sau cu clientii/furnizorii AROS S.R.L.
6. acte/fapte care pun in pericol siguranta unui angajat hartuire sexuala si discriminare rasiala sau de orice alta natura
7. darea sau acceptarea de mita
8. incercari de mascare/ascundere a situatiilor descrise mai sus.
Daca in urma primirii unei avertizari se constata ca, analizand contextul cauzei, se impune si efectuarea unor cercetari disciplinare, acestea nu fac obiectul prezentei Politici si vor fi tratate distinct, conform normelor de dreptul muncii si Regulamentului intern AROS S.R.L.
In acest caz, procedura de investigare a problemei sesizate de catre avertizor se va derula in paralel cu procedura de cercetare disciplinara. AROS S.R.L. nu are obligatia de a comunica avertizorului despre efectuarea si/sau rezultatul cercetarii disciplinare dispusa cu privire la un salariat.
3. Cine poate face raportarea
Niciun angajat sau colaborator nu ar trebui sa accepte neregulile savarsite de superiori, subordonati, colaboratori sau parteneri de afaceri, drept pentru care orice angajat si/sau colaborator este incurajat sa efectueze raportari.
Tot in categoria persoanelor care pot efectua raportari intra si: - actionarii si persoanele care fac parte din conducerea AROS S.R.L. - voluntarii si practicantii remunerati sau neremunerati - orice alta persoana care lucreaza sub supravegherea si conducerea AROS S.R.L., a subcontractantilor si/sau a colaboratorilor acesteia - fostii angajati AROS S.R.L. - persoane care si-au depus candidatura pentru un post in cadrul AROS S.R.L. etc.
Poate avea calitatea de avertizor orice persoana din cele mentionate mai sus care indeplinesc urmatoarele conditii: - sesizeaza cu buna-credinta presupuse/posibile incalcari ale legii, normelor interne; - formuleaza o raportare cu privire la fapte care fac obiectul prezentei politici; - actioneaza cu buna-credinta, fiind convinsa de realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.
4. Modalitati de raportare
Raportarea in cadrul AROS S.R.L. se poate face in scris, prin comunicarea sesizarii pe adresa de email a societatii respectiv pe adresa societatii in atentia reprezentantului legal al societatii.
In situatii exceptionale, cand acest portal nu ar putea fi functional din diferite motive, raportarea poate fi transmisa in format electronic prin email la adresa office@aros.biz, AROS S.R.L..
La solicitarea avertizorului, formulata in scris pe unul dintre canalele mentionate mai sus, raportarea se va putea realiza fata in fata, printr-o intalnire intre avertizor si persoana desemnata, intalnire care urmeaza a fi stabilita intr-un termen de maxim 30 de zile de la primirea sesizarii.
Atunci cand raportarea are loc fata in fata, persoana desemnata are obligatia de a intocmi, in scris, un proces-verbal de consemnare in care se va transcrie complet si exact conversatia.
Persoana desemnata trebuie sa ofere avertizorului posibilitatea de a verifica, rectifica si de a-si exprima acordul cu privire la procesul-verbal de consemnare, prin semnarea acestuia.
Daca avertizorul nu isi exprima acordul pentru consemnarea conversatiei sau nu semneaza procesul-verbal de consemnare, acesta trebuie sa raporteze in scris faptele.
Raportarea poate fi semnata/asumata sau anonima.
5. Continutul raportarii/avertizarii
Raportarea semnata/asumata trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente:
- numele si prenumele avertizorului (persoanei care face raportarea);
- datele de contact ale avertizorului (persoanei care face raportarea);
- contextul profesional in care au fost obtinute informatiile;
- descrierea faptei ce ar putea constitui incalcare a legii in cadrul sau in legatura cu activitatea AROS S.R.L.;
- probele care sustin raportarea;
- data;
- semnatura.
Raportarea anonima: Utilizarea adresei de email dedicate permite raportarea anonima:
In ambele situatii, avertizorul va primi un cod pe email inca de la momentul sesizarii, acesta constituind totodata si confirmarea primirii raportarii.
Cu acest cod, avertizorul va putea cere informatii pe intreaga perioada de cercetare a cazului sesizat pentru a raspunde la intrebari conexe, pentru a furniza detalii suplimentare sau doar pentru a vedea stadiul cercetarii si solutionarii sesizarii facute.
Chiar si in cazul unei raportari anonime, este necesara furnizarea acelorasi informatii ca si in cazul raportarii semnate, mai putin identitatea avertizorului si semnatura acestuia.
Cu toate acestea, pentru ca sesizarea sa poata fi supusa analizei, este obligatorie mentionarea calitatii avertizorului si existenta unor indicii temeinice privitor la incalcarea legii.
6. Protectia avertizorului
! AROS S.R.L. intelege sa nu cerceteze identitatea persoanei care a raportat in mod anonim neregulile specificate.
! AROS S.R.L. garanteaza ca depunerea unei raportari cu buna-credinta nu va genera circumstante sau consecinte nefavorabile pentru angajat sau colaborator, concedierea sa sau orice alte forme de represiune.
! AROS S.R.L. garanteaza confidentialitatea si pastrarea anonimatului in ceea ce priveste identitatea avertizorului, exceptand situatia in care exista acordul avertizorului pentru divulgarea identitatii.
! AROS S.R.L. interzice luarea oricarei masuri represive impotriva persoanei care notifica un abuz ori o neregula, in cazul in care notificarea este facuta cu buna-credinta.
! Masurile represive constau in special in concedierea unui angajat, suspendarea contractului individual de munca, modificarea contractului individual de munca, reducerea salariului si schimbarea programului de lucru, retrogradarea sau impiedicarea promovarii in munca, incetarea unui contract cu un colaborator, hartuirea, discriminarea sau comportamente abuzive fata de un angajat sau colaborator in cadrul relatiei de munca de catre superior, inclusiv prin exercitarea unei influente asupra oricarei persoane ce interactioneaza cu angajatul sau colaboratorul, acte ce conduc la degradarea/deteriorarea conditiilor de munca ale angajatului sau colaboratorului.
AROS S.R.L. nu tolereaza si nu va da curs sesizarilor facute de angajati sau colaboratori care contin informatii neadevarate cu unicul scop de a discredita alti angajati sau colaboratori.
Protectia avertizorilor in conditiile prezentei politici se aplica doar in urmatoarele conditii:
- sa fi obtinut informatii referitoare la incalcari ale legii intr-un context profesional;
- sa fi avut motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii;
- sa fi efectuat o raportare interna in conditiile mentionate mai sus.
7. Modalitatea de investigare si solutionare
7.1. Persoana desemnata – este responsabilul numit la nivelul AROS S.R.L. care indeplineste atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionare a raportarilor si care actioneaza cu impartialitate.
PERSOANA DESEMNATA primeste raportarile transmise prin mijloacele de comunicare prevazute de prezenta politica.
Raportarile se inregistreaza in Registrul electronic special tinut de catre PERSOANA DESEMNATA si se supun analizei unei comisii de investigare a avertizarilor.
PERSOANA DESEMNATA este cea care coordoneaza si supravegheaza activitatea comisiei si asigura respectarea confidentialitatii si independentei acesteia.
In ipoteza in care persoana care face raportarea (avertizorul) este unul dintre membrii comisiei de investigare a avertizarilor, PERSOANA DESEMNATA propune conducerii societatii inlocuirea acestuia cu unul dintre membrii supleanti.
In cazul in care raportarea se adreseaza catre superiorul angajatului care face raportarea, sau unuia dintre reprezentantii legali ai societatii, in vederea inregistrarii raportarii de catre persoana desemnata, avertizorul va depune raportarea si in scris prin transmiterea sa pe platforma whistle-blow.org, sau, dupa caz, verbal – fata in fata cu persoana desemnata, ocazie cu care va semna procesul verbal de consemnare a conversatiei.
7.2. Confidentialitate
PERSOANA DESEMNATA sa solutioneze raportarea are obligatia de a nu dezvalui identitatea avertizorului in interes public si nici informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, cu exceptia situatiei in care are consimtamantul expres al acestuia.
Cu titlu de exceptie, identitatea avertizorului sau alte informatii legate de avertizor pot fi divulgate numai in cazul in care acest lucru este o obligatie impusa de lege, cu respectarea conditiilor si limitelor prevazute de aceasta.
In acest caz, avertizorul va fi informat intotdeauna anterior, in scris, cu privire la divulgarea identitatii si motivele divulgarii datelor confidentiale in cauza.
Daca insa se va constata ca informarea prealabila a avertizorului ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare, informarea prealabila a acestuia nu va mai fi realizata.
Informatiile din cuprinsul raportarilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate in alte scopuri decat cele necesare solutionarii raportarii.
7.3. Acceptarea, inregistrarea si verificarea preliminara a raportarilor
PERSOANA DESEMNATA initiaza o verificare prealabila pentru a determina daca informatiile continute de notificare permit initierea si desfasurarea unei politici de clarificare.
Daca persoana care a facut raportarea a oferit datele de contact relevante, complete si corecte, PERSOANA DESEMNATA va confirma avertizorului primirea raportarii in termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.
Codul PIN generat de email constituie in acelasi timp confirmare de primire, substituindu-se confirmarii din partea Persoanei Desemnate.
Obligatia de a pastra confidentialitatea se mentine si in cazul in care raportarea ajunge din eroare la o alta persoana din cadrul AROS S.R.L., alta decat persoana desemnata.
In acest caz, raportarea este inaintata, de indata, persoanei desemnate prin transmitere la adresa de AROS S.R.L..
In cazurile in care se constata lipsa unor informatii relevante, precise sau complete, PERSOANA DESEMNATA poate contacta persoana care a depus raportarea in scopul de a obtine informatii suplimentare.
Informatiile suplimentare astfel obtinute vor face obiectul unei declaratii suplimentare completata si semnata de avertizor sau a unei minute a discutiei intocmita de catre Persoana Desemnata, transmisa avertizorului prin email si confirmata in scris de catre acesta printr-un raspuns transmis de asemenea printr-un email. In functie de rezultatele verificarilor preliminare, persoana desemnata atribuie raportarii statusul de: "pentru analiza", sau "clasat".
Pentru raportarile in cazul carora a fost atribuit statusul "pentru analiza", persoana desemnata:
- supune toate informatiile si documentele legate de notificare unui proces de anonimizare a datelor persoanei care a facut raportarea;
- initiaza o procedura care vizeaza o clarificare cat mai completa a incalcarii raportate, implicand comisia de investigare a avertizarilor si, daca este cazul, alte persoane din cadrul societatii sau din extern, prin folosirea unor consultanti/asistenti externi;
- in situatia in care verificarea celor sesizate excedeaza atributiilor/competentelor Comisiei de investigare, atribuie raportarea unei zone din structura societatii (de ex: departamentul HR, Achizitii Food, Achizitii Non Food, Contabilitate, Vanzari etc.).
Pentru a se desfasura in mod eficient politica de clarificare, notificarea ar trebui sa contina suficiente informatii capabile sa raspunda la urmatoarele intrebari:
Unde? – numele societatii la care se refera raportarea. Daca este posibil, se vor oferi locatii suplimentare ce au legatura cu suspiciunea raportata ori cu abuzurile sau neregulile sesizate.
Cine? – orice data cunoscuta de persoana care face raportarea, ce identifica angajatul, colaboratorul ori alta persoana vizata de notificare sau care are legatura cu raportarea. Informatiile referitoare la persoanele care ar putea fi martore sau care sunt victimele situatiei raportate.
Ce? – o descriere a evenimentului cu toate informatiile si documentele aferente.
Cand? – data evenimentului si/sau perioada in care s-a desfasurat abuzul sau neregula
Cum? – prin ce mijloace, unelte sau sisteme a fost savarsit abuzul sau neregula raportata
De ce? – de ce considerati ca autorul a comis potentialul abuz sau neregula Statusul "clasat" este atribuit ori de cate ori, ca urmare a unei verificari initiale, se constata ca: a) raportarea este irelevanta – nu se refera la o incalcare vizata de aceasta politica – sau falsa fara echivoc; b) raportarea este minora si nu necesita actiuni subsecvente altele decat inchiderea procedurii; c) informatia furnizata a fost insuficienta sau imposibil de a fi verificata, iar persoana care a facut raportarea a esuat in furnizarea de informatii suplimentare in termen de 15 zile.
7.4. Intreprinderea de actiuni subsecvente
Orice informatie colectata de catre PERSOANA DESEMNATA este confidentiala si nu poate fi dezvaluita, cu exceptia cazului in care informarea ar periclita anumite investigatii sau proceduri judiciare sau in masura in care dezvaluirea este necesara pentru desfasurarea eficienta a procedurii de clarificare si solutionare a raportarii.
Cu exceptia situatiei in care exista consimtamantul expres al persoanei care face raportarea, nicio informatie care ar permite identificarea directa sau indirecta a acesteia nu va putea fi dezvaluita de catre persoana desemnata sa solutioneze raportarea.
In cazul in care raportarea a primit statusul "pentru analiza", PERSOANA DESEMNATA initiaza procedura de clarificare.
Sub supravegherea persoanei desemnate, membrii comisiei de investigare intreprind demersuri pentru a stabili circumstantele faptelor semnalate. In functie de gradul si natura neregulii, urmatoarele actiuni pot fi luate, fara a se limita la:
*analiza documentelor
*analiza informatiilor disponibile publicului
*consultarea cu expertii interni sau externi asupra problemelor detaliate
*desfasurarea de interviuri, in scopul de a clarifica informatiile cu angajatii, colaboratorii si, daca este necesar, cu alte persoane (spre ex.: cu angajati ai partenerului de afaceri)
*luarea de declaratii.
In timpul procedurii de clarificare, PERSOANA DESEMNATA si membrii comisiei de investigare se asigura ca numarul persoanelor atentionate si notificate de posibila incalcare sau neregula este cat mai mic posibil.
Daca in cursul procedurii de clarificare raportarea nu este confirmata, comisia de investigare intocmeste un raport in care vor fi descrise activitatile efectuate pentru investigare si rezultatul acesteia, iar notificarea va primi statusul "neconfirmat", fiind arhivata de catre PERSOANA DESEMNATA.
Daca notificarea este confirmata, in tot sau in parte, comisia de investigare, sub supravegherea persoanei desemnate, va pregati un raport scris care va contine atat o descriere a activitatilor efectuate, cat si o concluzie a procedurii.
Raportul va fi prezentat si membrilor conducerii AROS S.R.L.
Daca notificarea este verificata si avizata ca justificata, ii este atribuit statusul "confirmat".
Orice documentatie creata in cursul procedurii de clarificare este arhivata in conformitate cu regulile de arhivare de la nivelul AROS S.R.L.
In baza raportului procedurii de clarificare, urmatoarele actiuni pot fi luate (fara a se limita la):
*initierea unei proceduri de cercetare disciplinara/penala impotriva angajatilor sau colaboratorilor implicati in caz;
*sesizarea institutiilor de drept abilitate
*implementarea unor procese sau proceduri suplimentare
*modificarea proceselor si a procedurilor existente
*instruirea angajatilor prin participarea la cursuri
*in cazurile justificate, se informeaza toti angajatii sau doar angajatii dintr-un departament intern despre procedura efectuata, rezultatele ei si ce masuri de remediere au fost luate
*indeplinirea altor masuri de remediere.
Persoana desemnata documenteaza toata procedura de clarificare sub forma unui raport electronic.
Documentarea rapoartelor trebuie sa cuprinda urmatoarele:
*numarul notificarii
*descrierea notificarii
*statusul procedurii de clarificare – in asteptare, inchisa, confirmata, neconfirmata
*descrierea celor mai importante decizii luate – de ex.: privitoare la incetarea contractelor de munca ale angajatilor, introducerea unui control intern suplimentar ori alte proceduri, introduse sau modificate.
7.5. Obligatia de informare
Persoana desemnata are obligatia de a informa avertizorul in interes public cu privire la stadiul actiunilor subsecvente, in termen de cel mult 3 luni de la data confirmarii receptionarii raportarii sau, in cazul in care nu i s-a confirmat primirea raportarii, de la expirarea termenului de 7 zile calculat de la data primirii raportarii, precum si, ulterior, ori de cate ori se vor inregistra evolutii in desfasurarea actiunilor subsecvente, cu exceptia cazului in care informarea ar putea periclita desfasurarea acestora.
Persoana desemnata are obligatia de a informa membrii conducerii AROS S.R.L. cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii.
Persoana desemnata are obligatia de a informa avertizorul in interes public cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii, inclusiv atunci cand aceasta a fost clasata.
Persoana desemnata desfasoara periodic activitati de promovare sau prezentare a prezentei politici cu scopul de a se asigura ca angajatii cunosc atat politica, cat si canalele disponibile pentru notificarea neregulilor suspectate.
Daca exista anumite dubii sau neintelegeri privitoare la prezenta politica, orice angajat /colaborator/persoana interesata poate cere persoanei desemnate informatii suplimentare.